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薪人薪事×瑞尔集团:口腔医疗企业再立标杆 以数字化管理提升效能

健闻君健闻君 2021-12-27 287 次 收藏0

(医药健闻2021年12月27日讯)2021年,为帮助各行业公司借鉴成功的人力资源管理经验,薪人薪事HR科学院携手中国人民大学劳动人事学院数据与案例研究中心,共同打造中国HR数字化转型标杆企业。

近期,瑞集团HRD赵蕾向薪人薪事提供了积极反馈。作为口腔行业HR数字化转型的标杆企业,瑞尔集团携手薪人薪事共同搭建人力资源信息化平台,实现管理数据在线,开启数字化转型之路。

瑞尔口腔
瑞尔口腔

瑞尔集团作为一家全国连锁的口腔医疗企业,瑞尔集团的近3500名员工分散在全国15个城市的110余家门店内,员工的离散度很高。在选型之初,瑞尔希望借助HR SaaS系统,处理组织员工管理的难题。

瑞尔集团HRD赵蕾曾表示:“员工并不是集中在一个地方办公,很多内容无法当面传达,效率要差很多。同时,一份文件或通知想要传递到所有相关人,需要花费很长时间。”

她还表示,“之前的组织员工管理都是各地区HR负责,他们一个月才会向总部更新一次excel花名册,不仅无法保证员工的入转调离信息及时同步,而且这些表格很多地方的格式都不统一,HR还要手动修改,很浪费时间。”

通过多方对比选型,最终选择与薪人薪事合作,不仅解决了组织管理问题,在招聘流程优化、人才库建立、数据沉淀等方面,也有了重大突破。

瑞尔集团×薪人薪事系统上线前后对比

组织人事

  • 员工信息自动同步数据库,支持HR快速检索
  • 员工信息格式更标准,审核效率提升300%
  • 入转调离全流程在线操作,保证数据时效性
  • 线上审批周期大幅缩短,真正实现降本增效

招聘管理

  • 人才入库,优质简历在线激活,降低招聘成本
  • 面试日历自动生成,提升面试官/HR招聘效率

开放接口

  • 开放Open-API,组织信息/数据即刻同步

一、组织人事模块

1、员工信息自动同步数据库,支持HR快速检索

Before:仅花名册录入流程就需5步,同样信息需手动录入两次

瑞尔集团之前的员工花名册均采用excel表格来制作,15个城市各有一名HR负责维护花名册,他们每个月都要手动更新一遍组织人事信息,上传给总部,总部的HR再汇总相关信息,并和历史数据进行比对修改。对于入职、离职的员工,各地HR还要单独列出表格,详细写出离职原因等等,这也意味着对于同样的信息,HR要录入两遍甚至更多遍。

After:数据库自动生成,员工信息快速检索

使用薪人薪事系统后,瑞尔集团各分子公司HR均拥有自己负责区域的信息维护权限,可直接在后台录入员工信息。而且,在新员工入职阶段,就可以直接通过AI自动采集员工基础信息。

HR可按字段在数据库中搜索员工信息
HR可按字段在数据库中搜索员工信息

借助薪人薪事HR SaaS系统,瑞尔集团的数据源得以统一,不同地区员工信息都统一汇总到系统“花名册”中。当总部HR需要查找某口腔助理医师的基本信息时,可以直接在系统中检索员工的姓名、手机号、工号等字段,查看员工信息。同时,也可以通过员工部门、所在城市、聘用状态、性别等内容对员工进行筛选,方便快捷。

2、员工信息格式更标准,审核效率提升300%

Before:各地员工信息不对齐,总部HR需每月手动调格式

总部HR在整理excel时,因为没有标准的格式,总会发现问题,例如:信息遗漏重复、表格行列格式不统一、日期格式不统一、身份证号没有转字符导致变成乱码等。

之前做员工信息核实工作,总部HR需要2天的时间核实、追踪各种问题,统计各地区人员状态,并且当总部通知各分支机构的HR修改信息表的问题后,HR忙于繁重复杂的工作,当月经常忘记核对,导致错误的员工信息难以修正,长期存在。

After:信息录入标准化,周期由2天缩短到半天

通过使用薪人薪事系统,瑞尔集团总部享有最高权限,可以统一管理员工信息字段,避免格式错误、漏填误填等问题,信息录入格式更加标准化,不需要总部HR再去纠错追错,信息审核时间由2天缩短到半天,节省75%的时间。

3、入转调离全流程在线操作,保证数据时效性

Before:花名册一月一更新,员工信息同步不及时

人员入转调离信息同步不及时,滞后性很严重。之前各地HR每月会向总部提交一次员工信息更新,再由总部汇总修改,有的员工已经离职,但因为系统的延迟性,在总部这里显示的仍然是在职状态。

After:每日仅需10分钟,员工信息及时同步

通过使用系统,新员工入转调离可以在线极速操作。赵蕾女士表示:“现在我们会要求各区域HR每24小时更新一次员工信息,他们每天只需要花10分钟时间,就能够保证所有员工数据的时效性。”

4、线上审批周期大幅缩短,真正实现降本增效

Before:纸质文件线下审批,用时长、费用高

瑞尔集团的员工不是集中在一个地方办公的,很多信息和文件无法面对面快速传达,要借助纸质文件线下审批,一来一回要浪费很长时间,还要额外花邮寄费用。

After:合同/流程均可线上审批,一键催办

薪人薪事系统支持后台设置“审批角色”,审批权限及类型均可自由设定。合同、流程都可以进行线上审批,相关人随时查看进度、一键催办,信息透明、流程高效。员工使用薪人薪事App发起线上审批,大幅缩短审批流周期,提升效率,并节省邮寄费。

二、招聘管理模块

1、人才入库,优质简历在线激活,降低招聘成本

Before:简历分散储存在各地,HR一离职,简历就丢失

瑞尔集团2003年开始做校招,积累了成千上万的候选人资料,之前都是用本地文件的形式做简历库,这些文件分管在各地区HR手里,既无法做到信息同步,而且之前发生过多次HR离职后,没有和继任者交接好人才库资料,导致候选人信息的丢失的不良事件。

除此之外,公司员工以医生、护士等高端人才为主,招聘市场上的人才数量有限,如果不能及时把这些人才简历保存下来,下次有需要时,还要额外花钱去找猎头或者招聘平台二次购买简历。这些人才有时是在全国流动的,可能多个地区的HR都会搜到他们的简历,给他们发面试邀请,也会产生额外费用。

After:在线搭建人才库,一库存储,激活优质候选人

薪人薪事HR SaaS系统帮助瑞尔集团搭建了人才库,进行潜在优秀人才的维护和激活。人才库数据共享后,所有HR都可在人才库中根据候选人姓名、职位等字段进行简历的精准定位和搜索,不会产生多个HR反复邀约同一人才的情况。面试官和HR会针对候选人打标签+评分,之后如果其他HR想要复邀此候选人时,可以参考之前的评价,决定是否复邀。

使用系统便捷搭建/管理人才库
使用系统便捷搭建/管理人才库

同时也可以运用“筛选”功能,对招聘需求、应聘职位、来源渠道、门户方案、工作年限等众多条件进行模糊匹配,广泛筛选出符合条件的人才,通过创建简历激活方案,对所选范围内符合要求的简历进行重新激活,并查看激活效果。

通过薪人薪事系统人才库,瑞尔集团的所有简历数据都在云端存储,可以通过人才库查看、操作权限划分来保证人才信息安全,同时也不会因为某个HR的离职造成数据丢失,安全性得到保障。

2、面试日历自动生成,提升面试官/HR招聘效率

Before:面试排期易“撞车”,需反复沟通面试官时间安排

HR为面试官(部门领导)安排面试前,需要提前和面试官沟通面试时间,避免冲突。之前曾因为HR与领导沟通不畅,多次出现领导在面试时间点有其他安排的情况,到约定面试时间后,还需要候选人长时间等候,导致领导、HR以及候选人的体验都很差。

HR为面试官(部门领导)安排面试后,需要再单独私聊或者面对面去提醒他们面试日程,而且往往要提醒不止一次,领导们才不会忘记,这种琐碎的工作十分耗费心力。

After:快捷生成“面试日历”,系统自动提醒

薪人薪事系统自动对接办公SaaS平台,生成面试日历提醒。HR安排面试后,会为面试官在企业微信中增加“面试日历”,自动推送消息提醒面试时间。

面试信息多端协同,自动提醒面试官、候选人面试日程,填写面试反馈,减少重复沟通,可以在系统中查看面试官在此时间段是否已经有安排,避免了面试冲突。

三、开放接口模块

1、开放Open-API。组织信息/数据即刻同步

Before:历史公告/通知难回溯,新入职员工难查看

瑞尔集团在发布公告或通知时,无法触达到未入职员工,新员工想要查看与自己相关的历史公告时,不能直接在OA或企业微信中看到,只能私聊HR,HR再找到这些公告进行二次通知,甚至如果没有人提醒新员工,那么这个重要公告就会被忽略。

After:与企微等主流办公软件打通,支持信息/公告及时同步,可随时回溯

瑞尔集团办公协同软件使用的企业微信,而薪人薪事系统已经和企业微信、钉钉、飞书、云之家等多个主流协同办公APP进行了数据打通,所有组织架构、员工信息、考勤审批、通知公告等信息都进行了同步。

同时,HR可以通过薪人薪事APP发布的公告,都会自动同步到企业微信中,传达效率大幅提升,这些历史公告也都会留存在薪人薪事系统中,新员工可以自行检索查看。

瑞尔集团x薪人薪事系统上线积极反馈

上线薪人薪事HR SaaS系统后,瑞尔集团在组织人事、招聘等方面,都有了重大改善,所有人员信息统一录入至线上,各HR可同时在线操作人员入转调离,每24小时就会同步一次人员信息。依托人才库功能,将所有简历信息进行了有效留存,现在甚至可以复用3-5年前参加过校招的优质人才。

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